Habiliter les cliniciens en santé mentale : le succès du Dr James Woolley avec Heidi

Résumé en un coup d'œil

Dr James Woolley x Heidi en un coup d'œil

« Heidi a réduit notre temps de documentation jusqu'à 50 %, nous permettant ainsi de nous concentrer sur les soins aux patients tout en réduisant le stress administratif. » — Dr James Woolley, psychiatre consultant

Principaux résultats :

• Temps de documentation réduit jusqu'à 50 %, permettant des consultations plus significatives avec les patients
• Adoption accrue grâce à des modèles personnalisables conçus par les cliniciens
• Capacité accrue pour les consultations urgentes et imprévues avec les patients
• Utilisation étendue dans les réunions d'équipes multidisciplinaires et les rapports administratifs

Poursuivez votre lecture si vous pourriez également souffrir de :

• Tâches administratives écrasantes qui ont une incidence sur les soins aux patients
• Difficulté à saisir des conversations nuancées dans des systèmes de documentation rigides
• Capacité limitée à gérer efficacement les besoins urgents ou complexes des patients
• Difficultés liées aux nouvelles technologies qui complexifient les processus au lieu de les simplifier

Contexte

Le Dr James Woolley est psychiatre consultant et clinicien de premier plan en santé mentale à la Schoen Clinic Chelsea, une clinique privée de santé mentale ambulatoire située dans le centre de Londres.

La clinique reçoit une grande variété de patients, souffrant de troubles allant de l'anxiété et de la dépression au TDAH, en passant par les dépendances et le trouble bipolaire. Avec une équipe multidisciplinaire de psychiatres, de psychologues, de thérapeutes et de professionnels paramédicaux, la clinique est fière de fournir des soins de santé mentale adaptés et individualisés.

Difficultés

Dans un environnement ambulatoire très fréquenté et varié comme la clinique du Dr Woolley, les cliniciens sont confrontés à la fois à une grande complexité des patients et à une surcharge administrative.

La documentation ne reflétait pas la nuance des conversations réelles

« Passer en revue les structures de notes électroniques avec les patients selon des formules très simples ne fonctionne souvent pas très bien. Vous devez suivre le rythme du patient, en tenant compte des problèmes dans l'ordre dans lequel il vous les présente. »

Les consultations en santé mentale sont rarement linéaires. Les conversations changent. Les priorités apparaissent de façon inattendue. Mais les DSE s'attendent à une structure prévisible et il a fallu beaucoup de temps pour combler cet écart.

Le temps de documentation était égal au temps passé en face à face

« Vous passez souvent autant de temps à effectuer toutes ces tâches administratives après le rendez-vous qu'en tête-à-tête avec le patient. »

La charge administrative qui a suivi la consultation était importante. Le temps et la charge cognitive ont eu un impact sur la disponibilité, ont créé des goulots d'étranglement dans les soins et de longues heures de travail invisibles.

Les nouvelles technologies ne font souvent qu'empirer les choses

« Les cliniciens sont très ambivalents à l'égard des nouvelles initiatives informatiques. Ils finissent souvent par créer plus de travail. »

Le Dr Woolley et son équipe étaient ouverts aux nouveaux outils, mais prudents. De nombreuses initiatives passées dans le domaine de la santé ont créé des frictions, et non des flux.

Pendant un certain temps, l'équipe a exploré des solutions de contournement, essayé d'autres outils vocaux et testé des stratégies de documentation, mais aucune n'a entraîné de changement radical, avant de découvrir des outils d'IA ambiante tels que Heidi.

Solution

L'équipe a découvert Heidi en explorant des solutions vocales ambiantes sécurisées et conformes au RGPD, présentant un réel potentiel pour les soins de santé. Heidi se distinguait non seulement par ses capacités d'intelligence artificielle, mais aussi par sa facilité d'utilisation, sa configurabilité et ses informations de conformité claires.

« Nous recherchions simplement des produits mettant l'accent sur la gouvernance. Heidi était correctement configurée et présentée de manière à nous donner l'assurance de respecter nos exigences réglementaires et de confidentialité. »

Ils ont commencé à déployer Heidi dans toutes les disciplines, de la psychiatrie à la psychothérapie, en passant par la diététique, et ont rapidement compris la valeur. Les modèles sont devenus la base d'une adoption fluide.

« Les modèles sont ceux qui ont le plus mobilisé les gens. Une fois que vous avez configuré un modèle, il est le moins perturbateur possible. »

Principales fonctionnalités sur lesquelles ils s'appuient :

• Modèles personnalisables — Adapté à chaque spécialité, adapté à leur « style maison »
• Champ contextuel — Utilisé intelligemment pour faire avancer les diagnostics et les médicaments
• Améliorations apportées après la session — Utiliser « Ask Heidi » pour ajouter des sections, créer des références ou des fiches d'information personnalisées ou mettre l'accent sur des aspects spécifiques

Incidence

« Il m'a fallu 10 minutes pour faire quelque chose qui, autrement, aurait facilement pris une heure. »

En un coup d'œil :

• Jusqu'à 50 % de réduction du temps consacré à la documentation pour James et ses collègues
• Meilleure adoption par les cliniciens grâce au partage de modèles dirigé par les pairs
• Plus de temps pour les consultations urgentes ou imprévues, sans inquiétude administrative
• Les cas d'utilisation se sont étendus au-delà des consultations, y compris les réunions des équipes multidisciplinaires, les rapports d'assurance et les lettres de synthèse.

Plus de temps, moins de stress

« Il y a moins d'anxiété de ma part. Quand vous savez qu'il ne vous faudra que quelques minutes pour terminer toutes les tâches administratives. »

De meilleures notes, une meilleure structure

« Vous en tirez une évaluation significative et bien structurée, même lorsque les conversations sont sinueuses. »

« Nos modèles préférés les plus utilisés sont ceux pour les évaluations des nouveaux patients. »

Les rendez-vous d'évaluation en santé mentale peuvent être assez longs et générer beaucoup de détails, dont la saisie peut prendre beaucoup de temps.

« C'est là que nous avons gagné le plus de temps. Nous sommes désormais en mesure de recruter des patients supplémentaires si nécessaire dans des situations de crise, car nous n'avons plus à nous soucier de disposer d'une grande partie du temps administratif disponible pour terminer le travail. Ceci, à son tour, améliore le flux ainsi que l'expérience du patient et du clinicien. »

Adoption fluide par les équipes

« Une fois qu'ils voient comment cela fonctionne pour vous, vos collègues n'ont qu'à choisir votre modèle et à y plonger. »

Aujourd'hui, la majorité de l'équipe du Dr Woolley utilise Heidi au quotidien et cherche à l'étendre.

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Un avantage surprenant

« Nous avons expérimenté son utilisation pour des tâches purement administratives. Il a produit un très beau rapport de synthèse sur 5 ans d'histoire. »

Quelle est la prochaine étape

Avec Heidi, le Dr Woolley et ses collègues ne sont plus gênés par le fait que l'administrateur attend en arrière-plan. Ils sont libres de voir plus de patients, de prodiguer des soins plus attentionnés et de passer plus de temps sur le moment présent.

Les conseils du Dr Woolley à ses collègues cliniciens ?

« Essayez-le sur un membre de la famille, il n'y a rien de mieux que de voir ce que cela génère. »